Ten rodzaj zbiórki skierowany jest do firm, które posiadają swoje oddziały w różnych miastach Polski. W czasie kwesty zmieniają się pracownicy (nie ma możliwości by na stałe przy puszce przebywała jedna osoba). W tym typie zbiórki nie ma kwestujących wolontariuszy z identyfikatorami, puszka ustawiona jest na stałe w jednym miejscu wraz ze stosownym Oświadczeniem zastępującym identyfikator. Do udziału w tym typie zbiórki firmę zgłasza jej centrala, a nie pojedyncze placówki.
1. Wybieracie szefa sztabu (odpowiedzialnego za całą akcję).
2. Wypełniacie formularz zgłoszeniowy – wniosek oraz potrzebne dokumenty, które znajdziecie w Waszym profilu przy rejestracji.
3. Zapoznajecie się z regulaminem i oświadczeniem – załącznikiem do wniosku. 4. Drukujecie wypełniony wcześniej w bazie wniosek oraz oświadczenie organizatora zbiórki publicznej w sieci placówek własnych.
5. Szef sztabu podpisuje wniosek.
6. Wniosek wypełniony i podpisany przez szefa sztabu oraz opatrzony pieczątką organizatora wysyłacie do Fundacji pocztą, bądź przynosicie osobiście - Dominikańska 19c, 02-737 Warszawa.
UWAGA!
WNIOSEK MUSI mieć ORYGINALNY podpis! Nie przyjmujemy wniosków i regulaminów kserowanych, mejlowych i przesyłanych faksem! Ważne są dla nas oryginalne podpisy oraz pieczątka. Jeśli nie prześlecie oryginalnych dokumentów – Wasz sztab nie zostanie zarejestrowany!
Na wypełnienie wniosku w bazie macie czas do dnia 21 listopada 2011 r. Uzupełniony dokument drukujecie i wysyłacie do Fundacji do 30.11.2011r. (decyduje data stempla pocztowego) lub przynosicie osobiście (również do 30.11.2011r.) i czekacie na odpowiedź. Pamiętajcie, że mamy prawo odmówić rejestracji sztabu bez podania przyczyn. Taką odmowę wyślemy mailem. Najczęściej jednak zgoda jest przyznawana, a pismo, które otrzymacie, jest dokumentem dającym podstawę do prowadzenia działań na swoim terenie. Procedura rozpatrywania wniosku o utworzenie sztabu rozpoczyna się w momencie, kiedy do Fundacji dotrze oryginalny, poprawnie wypełniony dokument wraz ze wszystkimi wymaganymi podpisami.
Podstawowym założeniem jest to, że działacie nie w imieniu, ale na rzecz Fundacji. Oznacza to, że za wszystko odpowiadacie sami. Chodzi tu głównie o wszelkie zobowiązania finansowe. Rachunki, faktury, które pojawią się przy organizacji Finału, w żadnym wypadku nie mogą być wystawione na Fundację, chyba że wcześniej zostało to uzgodnione to z działem księgowości Fundacji i otrzymaliście na to wyraźną zgodę.
Zasady kwestowania do skarbon stacjonarnych
- W czasie tego typu zbiórki nie ma wolontariuszy z identyfikatorami;
- Puszka najczęściej stać będzie przy kasie;
- Przy puszce musi być oświadczenie dotyczące przeprowadzanej zbiórki;
- Puszka jest przypisana do miejsca, a nie do konkretnej osoby.
Rozliczenie
Rozliczenie, które do nas wyślecie musi zawierać:
• Listę placówek i zebraną przez każdą z nich kwotę
• Ogólną kwotę zebraną przez Sztab.
• Czytelną kserokopie dowodu wpłaty pieniędzy wykazanej w rozliczeniu.
Kierownik placówki lub jego Pełnomocnik jest odpowiedzialny osobiście za dobór osób upoważnionych do otwarcia skarbony i przeliczenia zebranych w niej pieniężnych oraz za złożenie raportu do Szefa Sztabu. Szef Sztabu powinien posiadać kopię wpłat oraz protokołów otwarcia skarbon by w razie potrzeby móc umożliwić wgląd w nie.
Kontakt z nami
Kontakt ze Sztabami jest dla nas bardzo ważnym elementem koordynacji całej akcji. Z roku na rok coraz więcej informacji kierujemy w stronę Sztabów. Dlatego prosimy Was o zapewnienie sobie co najmniej jednej niezależnej linii telefonicznej oraz konta poczty elektronicznej.
W razie pytań lub wątpliwości czekamy na Wasze e-maile pod adresem: sztaby@wosp.org.pl.
Napiszcie nam co będzie się u Was działo w dniu Finału! Pod adresem gramy@wosp.org.pl czekamy na Wasze opowieści. Wasze informacje będziemy umieszczać na naszych stronach internetowych, a także przekazywać Jurkowi Owsiakowi.
Fundacja WIELKA ORKIESTRA ŚWIĄTECZNEJ POMOCY
ul. Dominikańska19c
02-737 Warszawa
I pamiętajcie - najbardziej aktualne informacje znajdziecie na naszych stronach internetowych, więc zapamiętajcie adres www.wosp.org.pl i zaglądajcie tak często, jak tylko możecie! W założonym przez Was profilu, po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, na bieżąco będzie pojawiać się aktualna korespondencja.
