1. Najpierw dowiedzcie się, czy w Waszej okolicy nie ma już jakiegoś Sztabu lub kogoś, kto jest zainteresowany orkiestrowym działaniem. Jeśli obok Was działa już jakiś Sztab – dołączcie do niego, może uda się zorganizować Finał na większą skalę! Jeśli nie – czekamy na Waszą rejestrację.
2. Zbieracie grupę zapaleńców (ekipę sztabu).
3. Wybieracie szefa sztabu (odpowiedzialnego za całą akcję).
4. Wypełniacie formularz zgłoszeniowy - wniosek. 5. Zapoznajecie się z Regulaminem i akceptujecie go. 6. Drukujecie wypełniony wcześniej w bazie wniosek 7. Szef sztabu, a także członkowie komisji odpowiedzialnej za przeliczenie pieniędzy zebranych podczas Finału podpisują wniosek.
8. Wniosek wypełniony, podpisany oraz opatrzony pieczątką wysyłacie do Fundacji pocztą, bądź przynosicie osobiście. Adres Fundacji -Fundacja WOŚP, Dominikańska 19c, 02-737 Warszawa.
Działania sztabu muszą być zgodne z Regulaminem Sztabów Fundacji Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy - znajdziecie go pod adresem - link do regulaminu.
UWAGA!
WNIOSEK MUSI mieć ORYGINALNY podpis! Nie przyjmujemy wniosków i regulaminów kserowanych, mejlowych i przesyłanych faksem! Ważne są dla nas oryginalne podpisy oraz pieczątka. Jeśli nie prześlecie oryginalnych dokumentów – Wasz sztab nie zostanie zarejestrowany!
Zakładamy Sztab
Zebraliście paczkę znajomych, chcecie założyć Sztab WOŚP, ale nie wiecie jak to zrobić? To bardzo proste – przeczytajcie!
Przede wszystkim musicie wybrać jedną osobę, która weźmie na siebie całą odpowiedzialność za organizację, przeprowadzenie, a co najważniejsze - dokładne rozliczenie całej akcji. Musi być to osoba pełnoletnia i odpowiedzialna. Pamiętać należy, że organizując zbiórkę, koncert, czy inną imprezę związaną z Finałem, osoba ta - jako Szef Sztabu - działa we własnym imieniu na rzecz Fundacji WOŚP, a nie odwrotnie.
Na wypełnienie wniosku w bazie macie czas do dnia 21 listopada 2011 r.Uzupełniony dokument drukujecie i wysyłacie do Fundacji do 30.11.2011r. (decyduje data stempla pocztowego) lub przynosicie osobiście (również do 30.11.2011r.) i czekacie na odpowiedź. Pamiętajcie, że mamy prawo odmówić rejestracji sztabu bez podania przyczyn. Taką odmowę wyślemy mailem. Najczęściej jednak zgoda jest przyznawana, a pismo, które otrzymacie, jest dokumentem dającym podstawę do prowadzenia działań na swoim terenie. Procedura rozpatrywania wniosku o utworzenie sztabu rozpoczyna się w momencie, kiedy do Fundacji dotrze oryginalny, poprawnie wypełniony dokument wraz ze wszystkimi wymaganymi podpisami.
Jako Sztab musicie posiadać swoją siedzibę. Zgłoście się do Ośrodka Kultury, Urzędu Gminy, Urzędu Miasta, Komendy Hufca, szkoły, ośrodka sportu lub innego miejsca, przy którym będzie mógł funkcjonować Wasz Sztab. Pamiętajcie, że na wniosku musi znaleźć się pieczęć oraz imię, nazwisko i telefon do osoby reprezentującej daną organizację.
Podstawowym założeniem jest to, że działacie nie w imieniu, ale na rzecz Fundacji. Oznacza to, że za wszystko odpowiadacie sami. Chodzi tu głównie o wszelkie zobowiązania finansowe. Rachunki, faktury, które pojawią się przy organizacji Finału, w żadnym wypadku nie mogą być wystawione na Fundację, chyba że wcześniej zostało to uzgodnione to z działem księgowości Fundacji i otrzymaliście na to wyraźną zgodę.
Działania sztabu muszą być zgodne z Regulaminem Sztabów Fundacji Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy - znajdziecie go pod adresem - link do regulaminu.
Kilka słów o wolontariuszach
Odpowiadacie za każdego z nich. Od Szefa Sztabu i osób z nim współpracujących należy dopilnowanie, by nasze ankiety nie trafiły do osób niesolidnych, przypadkowych. Musicie dokładnie przyjrzeć się wypełnionym ankietom, byście nie mieli żadnych wątpliwości wobec wolontariusza, któremu darczyńcy powierzają swoje pieniądze. Pamiętajcie, że oprócz ilości zebranych pieniędzy, ważny jest klimat, kolor, nastrój i postawa tych, którzy będą tego dnia zbierali pieniądze.
Wolontariusze WOŚP to osoby bardzo aktywne, które od kilku, czy nawet kilkunastu lat są razem z nami. Dajcie im szansę kwestowania w ramach Waszego Sztabu. Starajcie się informować mieszkańców Waszego ,miasta gdzie działacie, w jaki sposób i kiedy można się do Was zapisać.
Dla tych, którzy chcą poszukać Sztabu w swojej okolicy już wkrótce przygotujemy LISTĘ SZTABÓW WOŚP .
Pamiętajcie, że nie można kwestować pukając do mieszkań, prosimy także nie zbierać pieniędzy w różnych instytucjach czy supermarketach, jeśli wcześniej nie uzyskacie na to zgody. Sklepy Lidl będą posiadać własne skarbony stacjonarne, dlatego nie potrzebują dodatkowych wolontariuszy kwestujących na terenie ich sklepów.
Bardzo szczegółowo przygotowany jest Regulamin Wolontariusza Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy, który obowiązuje wszystkich kwestujących podczas Finałów WOŚP. Zapoznajcie z tym regulaminem wszystkich Wolontariuszy.
Od kilku lat dużo emocji związanych jest z wiekiem wolontariuszy. Przyjęliśmy zasadę, że niepełnoletni wolontariusze zbierają pieniądze wyłącznie pod opieką osoby dorosłej i Sztab powinien tak zorganizować zbiórkę, aby takie grupy stworzyć (drużyna harcerska pod opieką instruktora, uczniowie pod opieką rodziców, opiekunów lub nauczycieli). Starajmy się zrobić wszystko, aby każdy czuł się bezpiecznie. Zgłoście swój Sztab i teren Waszego działania na policji czy też w straży miejskiej. Starajcie się informować o swoich działaniach media. Te z pewnością pomogą Wam w promocji Finału.
Skarbonki
Jak zwykle będą tekturowe i kolorowe. Otrzymacie naszą banderolę lub taśmę, którą okleicie według wzoru każdą skarbonkę. Musicie tak zadziałać, aby w Waszym Sztabie przeliczyć przy Wolontariuszu ilość zebranych przez niego pieniędzy. Jeżeli z różnych powodów będzie to niemożliwe, dopilnujcie, aby rozliczenie otrzymał każdy wolontariusz w momencie oddania puszki.
Pamiętajcie, wymagamy od Was, abyście w rozliczeniu swojej działalności dokładnie wyszczególnili, ile pieniędzy zebrał każdy Wasz wolontariusz! I tu nie ma przebacz - z tego my później musimy rozliczyć się przed Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Jak kontrolować wszystkie Wasze działania
To Wy musicie się kontrolować, bo nie ma nic bardziej przykrego, jak zastrzeżenia do Waszej pracy zgłaszane przez wolontariuszy. W praktyce okazało się, że najlepszą kontrolą jest Wasza lokalna społeczność i Wasze lokalne media.
Orkiestra w swej formule działania jest fenomenem na skalę światową. Okazuje się jednak, że to pełne zaufanie jest pod ogromną lupą społecznej obserwacji. Musicie mieć świadomość, że wszystkie nieprawidłowości są ujawniane, a jeśli zarzuty się potwierdzą, osoby winne nieprawidłowości ponoszą prawne konsekwencje.
Koncerty i imprezy towarzyszące
Każdy Finał Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy to wielkie wydarzenie medialne. Prawie w każdym zakątku kraju, a teraz coraz częściej poza jego granicami, odbywają się liczne imprezy rozrywkowe, sportowe, muzyczne itp. Niemalże każdy Sztab stara się zorganizować coś ciekawego - koncert, licytację, imprezę sportową. Wiadomo, że organizacja każdej imprezy kosztuje i do organizacji całości coraz trudniej namówić kogoś, kto będzie współpracował nieodpłatnie. Cała orkiestrowa idea polega na tym, że robimy wszystko bezinteresownie działając na rzecz Fundacji.
Pamiętajcie o wszystkich powszechnie obowiązujących przepisach związanych z organizacją koncertów czy imprez plenerowych (imprez publicznych).
Już wkrótce razem z Fabryką Zespołów udostępnimy Wam Bank zespołów, które chcą zagrać podczas XX Finału (cała Polska).
Jeżeli w swoim mieście organizujecie ciekawe wydarzenie – napiszcie nam o tym! Pod adresem gramy@wosp.org.pl czekamy na Wasze opowieści o tym, co będzie się u Was działo w dniu Finału. Wasze informacje będziemy umieszczać na naszych stronach internetowych, a także przekazywać Jurkowi Owsiakowi.
Za co możecie zapłacić w ramach organizacji Finału
Pieniądze otrzymane od sponsorów możecie przeznaczyć na zwrot rzeczywistych kosztów przejazdu dla artystów. Nie wchodzą w rachubę żadne, ale to żadne honoraria za występ, gdyż jest to niezgodne z ideą udziału artystów w Finale. Przyjęliśmy też, że bywają wypłacane honoraria dla techników obsługujących Finał tj. scenę, światło, nagłośnienie. Po wielu dyskusjach przeważył argument, że ludzie ci pracują cały dzień często w bardzo trudnych warunkach. Wszystkie koszty związane z organizacją finału mogą być pokryte tylko ze środków uzyskanych od sponsorów.
Sztaby, pozyskując pieniądze od sponsorów, mają zwykle wolną rękę w promowaniu danej firmy na organizowanej imprezie. Musicie jednak poinformować nas i uzyskać zgodę na wszelkie wykorzystanie logo WOŚP i nazwy Fundacji. Ponadto sponsor musi mieć świadomość, że pieniądze, które przekazuje, służą organizacji imprezy i tylko w sposób pośredni wspierają Fundację.
Często bywa tak, że Sztab ma sporo kłopotów ze znalezieniem sponsora na organizację koncertu. Wynika to z trudnej sytuacji finansowej w regionie lub po prostu braku firm, które mogą wspomóc Wasze przedsięwzięcie. Nie jest to jednak powód, aby Sztab przestał działać. Jeśli nie będzie imprezy towarzyszącej to nic się nie stanie. Dla nas najważniejsze jest to, że każdy wolontariusz kwestujący podczas tej „najgorętszej” niedzieli w roku, jest z nami i będzie jednym ze 120 000 wolontariuszy, którzy podczas kolejnych Finałów wychodzą na ulicę by zagrać z nami dla najmłodszych.
Rozliczenie
Przeliczanie pieniędzy w Sztabach musi odbywać się komisyjnie. Pamiętajcie o sporządzeniu protokołu z tego przeliczania, na którym obowiązkowo muszą podpisać się osoby, które to robiły (komisja licząca oraz Szef Sztabu). Każdy z wolontariuszy musi być rozliczony indywidualnie. Kwotę, jaką zebrał, wpiszcie na rozliczeniu dołączonym do ankiety i identyfikatora. Pamiętajcie, jest to dokument dla wolontariusza, który musi od Sztabu dostać dowód oddania i rozliczenia puszki.
Przeliczenie pieniędzy to bardzo ważny moment całego Finału. Nie możecie dać nawet najmniejszego powodu, aby wokół pieniędzy powstały jakiekolwiek niejasności.
Rozliczenie najpóźniej do 31 stycznia 2012 r. przyślijcie pocztą lub przywieźcie osobiście. My oczekujemy od Was rozliczenia Sztabu, a w nim powinny się znaleźć:
• lista wolontariuszy z numerami identyfikatorów i zebraną przez każdego kwotą potwierdzoną własnoręcznym podpisem wolontariusza i podpisem osoby, która puszkę odebrała
• suma pieniędzy zebrana przez Sztab do puszek przez wolontariuszy
• czytelna kserokopia dowodu wpłaty pieniędzy w kwocie wykazanej w rozliczeniu
• wykaz kosztów przeprowadzenia akcji oraz kserokopie rachunków potwierdzających poniesione koszty – jeśli Sztab miał jakieś koszty
Przygotowane według powyższych wytycznych rozliczenie należy przesłać na adres Fundacji nie później do 31.01.2012 r. Dopiero kompletne rozliczenie daje podstawy do rozwiązania zbiórki.
Czasami zdarza się, że członkowie Sztabu, a zwłaszcza Szef, nie kwestują posiadając identyfikatory. Trzeba to uwzględnić w tabeli rozliczenia wpisem „członek sztabu”. Jeśli ktoś z różnych przyczyn nie kwestował, to w polu zebrana kwota należy wpisać powód tego stanu rzeczy, np. "choroba" itp. Wzór proponowanej tabeli znajdziecie w bazie, w której rejestrowaliście swój sztab.Przypominamy, że ankiety są drukami ścisłego zarachowania i musicie je rozliczyć co do sztuki.
O tym, jak należy rozliczyć sztab oraz o innych szczegółach dotyczących organizacji finału piszemy oczywiście w naszej korespondencji z Wami już od chwili zawiązania Sztabu.
Kontakt z nami
Kontakt ze Sztabami jest dla nas bardzo ważnym elementem koordynacji całej akcji. Z roku na rok coraz więcej informacji kierujemy w stronę Sztabów. Dlatego prosimy Was o zapewnienie sobie co najmniej jednej niezależnej linii telefonicznej oraz konta poczty elektronicznej. Jeśli sztab mieści się w szkole lub innym miejscu, które w okresie świątecznym może być zamknięte, podajcie nam inny adres, pod który możemy wysyłać nasze materiały. Większość paczek ślemy właśnie w grudniu i nie zawsze w siedzibie sztabu ma kto je odebrać.
W razie pytań lub wątpliwości czekamy na Wasze e-maile pod adresem: sztaby@wosp.org.pl.
Fundacja WIELKA ORKIESTRA ŚWIĄTECZNEJ POMOCY
ul. Dominikańska19c
02-737 Warszawa
I pamiętajcie - najbardziej aktualne informacje na temat działalności Fundacji i przygotować do Finału znajdziecie na naszych stronach internetowych, więc zapamiętajcie adres www.wosp.org.pl i zaglądajcie tak często, jak tylko możecie! W założonym przez Was profilu, po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, na bieżąco będzie pojawiać się aktualna korespondencja.
BARDZO WAŻNE
Jako Szefowie Sztabów podejmujecie się organizacji tej wspaniałej akcji, jaką jest wspieranie działań Fundacji. Wiemy, że to dzięki Waszym staraniom, jednego dnia w roku, cała Polska gra rock'n'rollowo i kolorowo, a przede wszystkim bezpiecznie. To właśnie do Was kierujemy ogromną prośbę. Zadbajcie o Wolontariuszy, sprawcie, aby każdy z nich czuł się bezpiecznie, nie był głodny, a na zakończenie całej akcji wypił kubek gorącej herbaty. Nie zapomnijcie o podziękowaniach, które zawsze wysyłamy do Was w momencie rozliczenia całej akcji.
Jesteśmy z Wami i gramy do końca świata i jeden dzień dłużej, a Dobre Anioły zawsze są nad nami w tych wspaniałych, radosnych chwilach!
