Jak założyć sztab XVII FINAŁU???
Przygotowaliśmy dla Was wszystko punkt po punkcie. Wystarczy kliknąć i wyświetlą się wszystkie informacje.
SPIS TREŚCI
1. Zbieramy grupę zapaleńców (ekipę sztabu).
2. Wybieramy szefa sztabu (odpowiedzialnego za całą akcję).
3. Pobieramy, drukujemy i wypełniamy formularz zgłoszeniowy.
4. Drukujemy Regulamin Sztabu.
5. Szef sztabu podpisuje Regulamin i tym samym się z nim zgadza.
6. Wypełniony formularz i podpisany przez szefa sztabu Regulamin wysyłamy do Fundacji Pocztą, bądź przynosimy osobiście. Adres znajduje się w punkcie 9 - Kontakt
UWAGA!
WNIOSEK MUSI BYĆ ORYGINALNY! Nie przyjmujemy wniosków i regulaminów kserowanych, mailowych i przesyłanych faksem! Ważny jest dla nas Oryginalny podpis, oraz pieczątka. Jeśli nie prześlecie oryginalnych dokumentów - będziecie musieli rejestrować się ponownie!
3. Kto zbiera pieniądze na finale
5. Jak kontrolować wszystkie Wasze zadania
6. Koncert i imprezy towarzyszące
7. Za co możecie zapłacić podczas Finału
Drogi przyjacielu, przeczytaj zasady działania sztabu i bardzo prosimy abyś ich przestrzegał.
- Zakładamy Sztab
W naszym miasteczku nie działa żaden sztab lub człowiek, który organizował imprezę, nie podejmuje się organizacji Finału. Zebraliśmy paczkę znajomych i chcemy w tym roku zbierać pieniądze lub zorganizować Sztab. Cóż robić?
Przede wszystkim trzeba wybrać jedną osobę, która weźmie na siebie całą odpowiedzialność za organizację, przeprowadzenie, a co najważniejsze - dokładne rozliczenie całej akcji. Musi być to osoba pełnoletnia i odpowiedzialna, całkowicie odpowiadająca za swoje poczynania. Pamiętać należy, że organizując zbiórkę, koncert, czy inną imprezę związaną z Finałem, osoba ta jako Szef Sztabu, działa we własnym imieniu na rzecz Fundacji WOŚP, a nie odwrotnie.
Kiedy mamy Szefa Sztabu, występujemy do Fundacji WOŚP z wnioskiem o założenie Sztabu. Formularz zgłoszenia wraz z Regulaminem Sztabów jest dostępny na naszych stronach internetowych (tutaj). Jeśli są jakiekolwiek problemy z jego otrzymaniem za pośrednictwem stron WWW, napiszcie do nas, a my wyślemy wszystko tradycyjną pocztą.
Sztab musi posiadać swoją siedzibę. Zgłoście się do miejscowego Ośrodka Kultury, Urzędu Gminy, Urzędu Miasta, Komendy Hufca, Szkoły, Ośrodka Sportu lub innego miejsca, przy którym będzie mógł funkcjonować Wasz Sztab. Pamiętajcie, że na wniosku musi znaleźć się pieczęć oraz imię, nazwisko i telefon do osoby reprezentującej daną organizację.
Wniosek po wypełnieniu wysyłamy do Fundacji i czekamy na odpowiedź. Bardzo rzadko zdarza się, że Fundacja nie wyraża zgody na działanie sztabu. Mamy do tego prawo bez podania przyczyn. Najczęściej jednak zgoda jest przyznawana, a pismo, które otrzymacie, jest Waszym "glejtem" do prowadzenia działań na swoim terenie.
Cóż, pozostaje teraz tylko zorganizować wolontariuszy i działać.
Podstawowym założeniem jest to, że działacie nie w imieniu, ale na rzecz Fundacji. Oznacza to, że za wszystko odpowiadacie sami. Chodzi tu głównie o wszelkie zobowiązania finansowe. Rachunki, faktury, które pojawią się przy Finale, w żaden sposób nie mogą być wystawione na Fundację, chyba, że wcześniej uzgodnicie to z Działem Księgowości Fundacji.
Działania sztabu muszą być zgodne z Regulaminem Sztabów Fundacji Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy - znajdziecie go pod adresem: http://www.wosp.org.pl/17final/index.php/31/13/
Fundacja zdecydowała się na zminimalizowanie ilości wolontariuszy indywidualnych tylko ze względu na zmniejszenie anonimowości i zwiększenie bezpieczeństwa całej akcji. Każdy Szef Sztabu lepiej zna swoje środowisko niż my. Wie, kto bierze corocznie udział w naszej, bądź w podobnych akcjach. W ten sposób łatwiej jest mu dobrać uczciwych i sprawdzonych wolontariuszy. Sztab ma większe możliwości koordynacji całej akcji na swoim terenie i to Sztab odpowiada za bezpieczeństwo wolontariuszy podczas zbiórki.
Zgłaszajcie się do sztabów w Waszym mieście. Pełną listę zarejestrowanych Sztabów opublikujemy na naszych stronach w internecie: www.wosp.org.pl/17final. Z Internetu dowiecie się bardziej szczegółowo jak zostać wolontariuszem.
Wolontariusze indywidualni zbierają pieniądze tylko w miejscach nie objętych działaniami żadnego sztabu. Sztabów przybywa, a co za tym idzie, zmniejsza się liczba wolontariuszy indywidualnych, to z kolei zwiększa bezpieczeństwo oraz sprawia, że każdy kolejny Finał przygotowany jest coraz bardziej sprawnie i profesjonalnie.
Sztab to minimum 20 wolontariuszy. Odpowiadacie za każdego z nich. Od szefa sztabu i osób z nim współpracujących zależy, aby nasze ankiety nie trafiły do osób niesolidnych, przypadkowych. Musicie dokładnie przyjrzeć się wypełnionym ankietom, abyście wobec wolontariusza nie mieli żadnych wątpliwości. Pamiętajcie, że oprócz ilości zebranych pieniędzy, ważny jest klimat, kolor, nastrój i postawa tych, którzy będą tego dnia w Polsce zbierali pieniądze. A więc oprócz imprez zamkniętych, które być może będziecie organizowali i z nami uzgodnicie, nie mogą się odbywać żadne zbiórki pieniędzy przed dniem 11 stycznia. Nie można chodzić po mieszkaniach, prosimy także nie zbierać pieniędzy w instytucjach czy supermarketach bez wcześniejszego uzgodnienia z gospodarzami tych miejsc.
Bardzo szczegółowo przygotowany jest Regulamin Wolontariusza Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy, który obowiązuje wszystkich kwestujących podczas Finałów WOŚP. Zapoznajcie z tym regulaminem wszystkich wolontariuszy.
Od kilku lat dużo emocji związanych jest z wiekiem wolontariuszy. Przyjęliśmy zasadę, że niepełnoletni wolontariusze zbierają pieniądze wyłącznie pod opieką osoby dorosłej i sztab powinien tak zorganizować zbiórkę pieniędzy, aby takie grupy stworzyć (drużyna harcerska pod opieką instruktora, uczniowie pod opieką rodziców, opiekunów lub nauczycieli). Starajmy się zrobić wszystko, aby wszyscy czuli się bezpiecznie i dzień ten był dla nich dniem bardzo radosnym. Zgłoście swój sztab i teren Waszego działania na policji czy też w straży miejskiej. Starajcie się złapać jak największy kontakt z mediami. Informujcie ich o swoich działaniach, a przede wszystkim jak najszybciej poinformujcie miejscowe media o wynikach zbiórki.
Pamiętajcie o wszystkich obowiązujących standardowych przepisach związanych z organizacją koncertów czy imprez plenerowych.
Jeśli Twój sztab organizuje Finał poza granicami naszego kraju pamiętaj o przestrzeganiu lokalnego prawa.
Jak zwykle będą kolorowe, tekturowe. Otrzymacie naszą banderolę lub taśmę, którą okleicie według wzoru każdą skarbonkę. Musicie tak zadziałać, aby w Waszym sztabie przeliczyć przy wolontariuszu ilość zebranych przez niego pieniędzy. Jeżeli z różnych powodów będzie to niemożliwe, dopilnujcie, aby kupon Rozliczenie otrzymał każdy wolontariusz w momencie oddania puszki do miejsca, w którym liczycie pieniądze.
Nie przekazujmy globalnie pieniędzy "na kupę". Pamiętajcie, wymagamy od Was, abyście w rozliczeniu swojej działalności dokładnie wyszczególnili, ile pieniędzy zebrał każdy Wasz wolontariusz! I tu nie ma przebacz - z tego my później musimy rozliczyć się przed Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji.
To Wy musicie się sami kontrolować, bo nie ma nic bardziej przykrego, jak zastrzeżenia do Waszej pracy skierowane przez Waszych wolontariuszy. W praktyce okazało się, że najlepszą kontrolą jest Wasza lokalna społeczność i Wasze lokalne media.
Orkiestra w swej formule działania jest fenomenem na skalę światową. Okazuje się jednak, że to pełne zaufanie jest pod ogromną lupą społecznej obserwacji. W tym roku zgłoszono wątpliwości wobec działania kilku sztabów, na ponad 1700 funkcjonujących. Te wyjątki potwierdzają regułę, że gramy bardzo solidnie, ale także te wyjątki pokazują, że wszystkie nieprawidłowości są ujawniane, a jeśli zarzuty się potwierdzą, osoby winne nieprawidłowości ponoszą prawne konsekwencje.
Każdy Finał Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy to wielkie wydarzenie medialne. Prawie w każdym zakątku kraju, a teraz coraz częściej poza jego granicami, odbywają się liczne imprezy rozrywkowe, sportowe, muzyczne itp. Niemalże każdy sztab stara się zorganizować coś ciekawego, jakiś koncert, licytację, imprezę sportową czy coś w tym stylu. Wiadomo, że organizacja każdej imprezy kosztuje i do organizacji całości coraz trudniej namówić kogoś, kto będzie współpracował nieodpłatnie. Cała orkiestrowa idea polega na tym, że robimy wszystko bezinteresownie działając na rzecz Fundacji. Niestety, coraz częściej spotykamy się z barierą i hasłem „wszyscy artyści biorą”, więc dlaczego ja mam grać za darmo. Wszyscy „biorą”, bo ktoś im płaci!
Bank zespołów, które chcą zagrać podczas XVII Finału (cała Polska)
Pieniądze otrzymane od sponsorów możecie przeznaczyć na zwrot rzeczywistych kosztów przejazdu dla artystów. Nie wchodzą w rachubę żadne, ale to żadne honoraria za występ. To wypacza całą ideę udziału artystów w Finale. Przyjęliśmy też, że bywają wypłacane honoraria dla techniki obsługującej Finał tj. scena, światło, nagłośnienie. Po wielu dyskusjach przeważył argument, że ludzie ci pracują cały dzień często w bardzo trudnych warunkach. Ale uwaga - koszty te, ani żadne inne (chociażby połączeń telefonicznych, przesyłek pocztowych, podstawowych materiałów piśmiennych itd.), nie mogą być pokrywane z zebranych pieniędzy, w grę wchodzą tylko pieniądze od sponsorów!!!
Sztaby, pozyskując pieniądze od sponsorów, mają zwykle wolną rękę w promowaniu danej firmy na organizowanej imprezie. Orkiestra musi jednak wiedzieć, w jaki sposób wykorzystane jest logo WOŚP i nazwa Fundacji. Ponadto Sponsor musi mieć świadomość, że pieniądze, które przekazuje, służą organizacji imprezy i w sposób pośredni tylko wspierają Fundację. Często bywa tak, że Sztab ma sporo kłopotów ze znalezieniem sponsora na organizację koncertu. Wynika to z trudnej sytuacji finansowej w regionie lub po prostu braku firm, które mogą wspomóc Wasze przedsięwzięcie. Nie jest to jednak powód, aby sztab przestał działać. Jeśli nie będzie imprezy towarzyszącej to nic się nie stanie. Dla nas najważniejsze jest to, że każdy wolontariusz kwestujący podczas tej „najgorętszej” niedzieli w roku, jest z nami i będzie jednym ze 120 000 wolontariuszy, którzy podczas kolejnych Finałów wychodzą na ulicę by zagrać z nami dla najmłodszych.
Przeliczanie pieniędzy w sztabach musi odbywać się komisyjnie. Pamiętajcie o sporządzeniu protokołu z tego przeliczania, na którym obowiązkowo muszą podpisać się osoby, które to robiły (komisja licząca oraz Szef Sztabu). Każdy z wolontariuszy musi być rozliczony indywidualnie. Kwotę, jaką zebrał, wpiszcie na rozliczeniu dołączonym do ankiety i identyfikatora. Pamiętajcie, jest to kwit dla wolontariusza, który musi od Was dostać jakiś dowód oddania puszki.
Kasa – jest to najważniejszy moment całego Finału. Nie możecie dać nawet najmniejszego powodu, aby wokół pieniędzy powstały jakiekolwiek niejasności.
Zróbcie wszystko, aby rozliczenie nastąpiło szybko i nie dawało powodu do żadnych wątpliwości. Rozliczenie przyślijcie pocztą lub przywieźcie osobiście, ale nie wysyłajcie faxem, bo z doświadczenia wiemy, że bardzo często otrzymujemy je nieczytelne i nie możemy odczytać nawet adresata. My oczekujemy od Was rozliczenia sztabu a w nim powinny się znaleźć:
- lista wolontariuszy z numerami identyfikatorów i zebraną przez każdego z nich kwotą potwierdzoną własnoręcznym podpisem Wolontariusza i podpisem osoby, która puszkę odebrała
- suma pieniędzy zebraną przez Sztab do puszek przez Wolontariuszy
- suma pieniędzy zebrana do skarbon stacjonarnych, uzyskana poprzez sprzedaż w formie aukcji lub w formie bezpośredniej sprzedaży przedmiotów przekazanych Sztabowi w tym celu przez biorących udział w zbiórce publicznej
- czytelna kserokopia dowodu wpłaty pieniędzy w kwocie wykazanej w rozliczeniu
- wykaz kosztów przeprowadzenia akcji oraz kserokopie rachunków potwierdzających poniesione koszty
Czasami zdarza się, że członkowie sztabu, a zwłaszcza szef, nie kwestują posiadając identyfikatory. Trzeba to uwzględnić w tabeli rozliczenia wpisem „członek sztabu”. Jeśli ktoś z różnych przyczyn nie kwestował, to w polu zebrana kwota należy wpisać „choroba” itp. Wzór proponowanej tabeli podaję poniżej. Przypominam, że ankiety są drukami ścisłego zarachowania i musicie je rozliczyć, co do sztuki.
| L.p. | Nr. identyfikatora | Imię | Nazwisko | Zebrana kwota |
Przy odpowiedniej organizacji pracy na finale da się to zrobić bardzo sprawnie.
O tym, jak należy rozliczyć sztab oraz o innych szczegółach dotyczących organizacji finału piszemy oczywiście w naszej korespondencji z Wami już od chwili zawiązania sztabu.
Kontakt ze sztabami jest dla nas bardzo ważnym elementem koordynacji całej akcji. Z roku na rok coraz więcej informacji kierujemy w stronę sztabów, a tych jest coraz więcej. Dlatego tym razem prosimy Was o zapewnienie sobie co najmniej jednej niezależnej linii telefonicznej oraz konta poczty elektronicznej. Niestety, przy tak ogromnej ilości wiadomości naszych dla Was i Waszych dla nas jest to jedyny sposób na usprawnienie komunikacji.
My czekamy na wasze e-maile pod adresem: sztaby@wosp.org.pl - jest on stworzony specjalnie dla Was!
Adres: ul. Niedźwiedzia 2a, 02-737 Warszawa
I pamiętajcie - najbardziej aktualne informacje znajdziecie także na naszych stronach internetowych, więc zapamiętajcie adres www.wosp.org.pl i zaglądajcie tak często, jak często tylko możecie!
Jako Szefowie Sztabów podejmujecie się organizacji tej wspaniałej akcji, jaką jest wspieranie działań Fundacji w tym, co robimy. Wiemy, że to dzięki Waszym staraniom, tylko jednego dnia w roku, cała Polska gra rock'n'rollowo i kolorowo, a przede wszystkim bezpiecznie. To właśnie do Was kierujemy ogromną prośbę. Zadbajcie o wolontariuszy, sprawcie, aby każdy z nich czuł się bezpiecznie, nie był głodny, a na zakończenie całej akcji wypił wspólnie z nami kubek gorącej herbaty. Nie zapomnijcie o podziękowaniach, które zawsze wysyłamy do Was w momencie rozliczenia całej akcji, i o które zawsze możecie się do nas zwrócić, jeśli ich zabraknie.
Fundacja zastrzega sobie prawo odmowy zgody na założenie Sztabu bez podania przyczyn.
Gońmy wszystkich ściemniaczy i wszelkiej maści cwaniaków, którzy chcą się doczepić do Orkiestry. Dajcie żaru i dołóżcie wszystkich swoich umiejętności, aby ten XVII Finał był odpowiedzią dla tych wszystkich złych rzeczy, które się dzieją obok nas. Udowodnijcie, że cenimy sobie miłość, przyjaźń, muzykę, że dobrzy ludzie robią dobre rzeczy i że swoim dobrym nastrojem pokonamy wszystkie swoje kłopoty i niepewności dzisiejszego dnia.
Jesteśmy z Wami i gramy do końca świata i jeden dzień dłużej, a Dobre Anioły zawsze są nad nami w tych wspaniałych, radosnych chwilach.
Sie ma!!!
Jurek Owsiak & Fundacja WOŚP
